www www.alfazet.be

Dit systeem zorgt ervoor dat er een correcte registratie gebeurt van de verschillende gegevens van de personen die aanwezig zullen zijn op een event, zoals bv.: beurs, tentoonstelling, nocturne, ... . Bovendien is het ook mogelijk om de mensen persoonlijk te gaan aanspreken en eveneens een aantal gegevens te gaan meegeven, zoals bv. parkingnummer, ingangnummer, aanmeldingsplaats, contactpersoon en nog veel andere zaken die verder zullen worden toegelicht in deze folder.

Werking:

Uitnodiging mail

Hierbij ontvangt U een mail met een uitnodiging erin van een collega, een familielid, ... voor een event, zoals bv.: beurs, tentoonstelling of nocturne. Wanneer U graag zou ingaan op deze uitnodiging kan U zich vervolgens gaan registreren via de weblink die mee gestuurd is door degene die U heeft uitgenodigd. Op deze website kan U eveneens even kijken wat dit event juist te bieden heeft.

Registratie

In de mail zal U zien dat er 2 links staan. De ene link is naar de website van het event zelf waar je informatie over het event kan terugvinden. Maar voor de snelle beslissers is er al meteen de mogelijkheid om op de 2de link in de mail te klikken en meteen alle gegevens te gaan invoeren in het registratieformulier. Van zodra dit gedaan is zal U een bevestigingsdocument ontvangen via email.

Bevestigingsdocument

Een gepersonaliseerd bevestigingsdocument zal nu in je mailbox zitten. In dit document zal U zien dat er een heel aantal praktische zaken besproken worden zoals bv.: welke parking, hoelaat men op het event moet zijn of zelfs tot wie men zich eventueel moet gaan richten op het event zelf. Het is eveneens nodig dat U dit document afprint en dit meebrengt op de dag van het event.

Ontvangst toegangsbewijs

Hier is het zo dat u 2 keuzes heeft. U kan ervoor kiezen om het bevestigingsticket te laten gelden als toegangsbewijs, ofwel kiest U ervoor om op het event zelf een gepersonaliseerd toegangsbewijs te laten maken. Dit zal dan worden aangemaakt door een medewerker van het event en dit aan de hand van de gegevens die vermeld staan op het bevestigingsdocument.

Toegangsbewijs

Op uw bevestigingsdocument / toegangsbewijs zal U een heel aantal gegevens zien staan. Zoals bv.: logo van het event, uw naam, bedrijf dat u vertegenwoordigt en eventueel een aantal contactgegevens. Maar dit zijn niet de enige gegevens, eveneens zal je merken dat er een barcode zal opstaan die U nodig zal hebben aan de ingang van het event. Deze barcode is dus van cruciaal belang om het event te kunnen bijwonen.

Verificatie

Met het bevestigingsdocument / toegangsbewijs in de hand kan U naar de ingang gaan. Hier zal er een controle gebeuren van de gegevens op uw bevestigingsdocument / toegangsbewijs. Wanneer dit gebeurt is bent U op de beurs. Vanaf nu kan U zich gaan wenden naar bv.: de persoon die U de uitnodiging heeft gestuurd, of die ene persoon die U al zolang wenst te ontmoeten.

Extra mogelijkheden:

Persoonlijke boodschap

Indien gewenst kan er een persoonlijke boodschap getoond worden aan de persoon die net de beurs is binnen gekomen of die de beurs net verlaten heeft. Omdat deze persoon net zijn kaart heeft gescand, is het mogelijk om een aantal gegevens te gaan lezen van het toegangsbewijs en deze vervolgens bv.: op een computerscherm, projectiescherm, gsm of smartphone.

Opbouw Database

Door middel van een database kan U kiezen welke gegevens U wenst te bewaren van de deelnemers die aanwezig waren op het event. Deze gegevens zullen in de toekomst eventueel kunnen gebruikt worden om bv.: een nieuw event aan te kondigen, informatie of nieuwsbrieven te versturen of eventueel om iemand uit te nodigen.

Koppeling VIP houder met genodigden

Hier kan er een koppeling gemaakt worden zodat de eventorganisator alle gegevens in één document te zien krijgt van zowel de VIP houders die hij heeft uitgenodigd als de personen die de VIP houders op hun beurt hebben uitgenodigd. Zo is er dus steeds een duidelijk overzicht van wie er aanwezig is op het event en door wie zij uitgenodigd zijn.