De witte kassa is een controlemechanisme van de fiscus om fraude en zwartwerk in de horeca tegen te gaan.

De zwarte doos (blackbox) is de fiscale controlemodule die wordt gekoppeld aan een witte kassa.

De witte kassa is een kassa die alle handelingen zoals verkopen, terugnames, etc registreert comform de wetgeving. Het is aan een witte kassa dat een zwarte doos kan gekoppeld worden.

De zwarte doos zelf is een fiscale controle module die gekoppeld is aan de wittte kassa. In de zwarte doos dient een VAT signing card (VSC) aangebracht te worden. Alle data zal vanuit de witte kassa naar de zwarte doos worden verzonden en opgeslagen. Alles wat wordt opgeslagen op de zwarte doos is onuitwisbaar en zal daardoor door de overheid gebruikt kunnen worden om controles uit te voeren en te vergelijken met de data van de witte kassa.

Elke Belgische onderneming waarvan  € 25.000 of meer van de omzet uit maaltijden (excl. drank en btw) komt is verplicht gebruik te maken van een witte kassa.  Eens u over de drempel van 25.000€ komt, moet u de GKS blijven gebruiken ook al zakt uw omzet opnieuw onder deze drempel.

Ja, indien de ondernemer onder toepassing van de geregistreerde witte kassa valt moet elke bestelling (dus ook online) een btw-bon hebben om correct geregistreerd te worden in de zwarte doos.

De prijs van een zwarte doos bedraagt € 400 per stuk. Daarbovenop is er een kost van € 90 voor de administratie en de registratie bij de overheid en ten slotte een installatiekost van € 499.

De aankoop van een witte kassa telt mee als digitale investering. Hierdoor kan bij de aankoop van een witte kassa een fiscale aftrek van 13.5% toegepast worden.

Een bon of kassabon waarop het te betalen of betaalde bedrag aan omzetbelasting (BTW) is gespecifieerd en ook aangeeft welk BTW-tarief is gebruikt voor de bereking van het BTW-bedrag. Op basis van de BTW-bon kan een ondernemer de betaalde omzetbelasting voor zakelijke uitgaven terugvragen via de BTW-aangifte. Om de bon te kunnen gebruiken voor de BTW-aftrek moeten er formeel gesproken een aantal gegevens vermeld zijn. Een GKS systeem zorgt ervoor dat aan deze voorwaarden wordt voldaan.

Ook volgens de € 25.000 regel: Elke Belgische onderneming waarvan € 25.000 of meer van de omzet uit maaltijden (excl. drank en btw) komt is verplicht BTW-bonnetjes uit te schrijven.

Vanaf 2016 zijn er sancties gepland. Boetes van max. 1.500 euro, 3.000 euro of 5.000 euro in geval van een 1e, 2e of een volgende overtreding. Na een overtreding krijgt u drie maanden tijd om een zwarte doos te activeren in uw zaak. Respecteert u de vooropgestelde activeringsdatum niet, dan staat dit gelijk aan een nieuwe overtreding.

Wie gebruik maakt van een zwarte doos, kan voor maximaal vijf vaste, voltijdse werknemers een korting op de sociale bijdragen genieten van 500 euro per werknemer. Zijn de werknemers jonger dan 26, dan bedraagt de korting zelfs 800 euro per kwartaal.